Ürettiğiniz ürüne, içinde bulunduğunuz sektöre, hitap ettiğiniz müşteri kitlesinin özelliğine bağlı olarak teslimat süresinin uzunluğu, kısalığı önemlidir.
Özellikle otomotiv gibi sektörler için üretim yapanlar iyi bilirler ki, KPI (Key proses indicator) olarak takip edilen zamanında teslimat oranı her sevkiyatta yeniden hesaplanan ve takip edilen. En kötü 3 ayda bir ana müşteri tarafından size hesaplanarak gönderilip eğer hedefleri (%95 ve üstü) tutturamadığınızda sorgulanan bir parametredir.
Zamanında teslimat önemlidir ancak o kadar da kolay değildir.
Zamanında teslimat yapmanıza engel olan bazı konuları balık kılçığı ile aşağıda kısaca irdelemeye çalıştım.
1- Siparişin geç girilmesi : Satış personeli tarafından müşteriden alınan siparişin türlü nedenlerle ki buna ihmal de dahil olmak üzere süreci başlatmak için girişinin geç yapılması. Giriş, süreci başlatmak için bir email atmak veya ERP sistemine girmek şeklinde olabilir. Hangi şekilde olursa olsun siparişin geç girilmesi teslimat tarihi gecikmesine daha işin başlangıcından neden olacaktır.
2- Hammadde eksikliği : Sipariş girildi üretime başlayacaksınız ancak üretim için kullanılacak hammadde veya yardımcı malzemeler yok. Bunun nedeni finansal nedenler, nakit akış bütçesinin elverişsizliği olabileceği gibi stok ve üretim planlama veya satın alma süreçlerinin düzgün yürümemesi de olabilir.
3- Hatalı üretim : Hatalı üretim her durumda israftır verimsizliktir ancak konumuzla ilgisi zamanında teslimatı engellemesi olduğu için şöyle bir örnek verebiliriz. 100 adetlik sipariş aldınız ve üretime 100 adetlik iş emri verdiniz. Üretimin ilerleyen süreçlerinde 10 adetlik hatalı üretim yaptığınızda siparişi tamamlamak için üretimin başından başlayarak tekrar 10 tane üretilmesini bekleyeceksiniz.
4- Beklenmeyen makine duruşları : Verimliliği düşüren 3 temel parametreden biridir. Sipariş iş emri ile üretime girdikten sonra üretimi yapacak olan makinalardan biri veya bir kaçı plansız duruş yaptığında haliyle üretim makine bekleyecek, gecikecek ve zamanında teslimat tehlikeye düşecektir.
5- Takip eksikliği : Üretim süreci, siparişin girilmesinden, ürünün müşteriye sevkine kadar devam eden bir süreç olduğundan; süreç adımlarından biri bittiğinde takip eksikliği nedeniyle diğer bir süreç adımının önünde malzemenin beklemesi, komple üretim sürecinin uzamasına ve zamanında teslimatın gecikmesine yol açacaktır.
6- Müşteri ödeme gecikmesi : Bazı durumlarda ürün müşteriye sevk tarihinden önce bitirilir ancak müşteri ile yapılan anlaşmaya göre ürün sevkiyatından önce ödeme alınması söz konusu olduğunda müşteriden ödeme gelinceye kadar sevkiyat geciktirilir. Pratik uygulamada ürünün zamanında yetişmesi için çalışanları motive edip, strese sokup ürünü zamanında ürettikten sonra da müşteri ödemesi için ürünü stokta günlerce, hatta haftalarca bekletmek çalışanlarda güven zedelenmesine neden olur. “Müdürüm, ürünü yetiştirmek için fazla mesai yaptık, zamanında yetiştirdik ama ürünler bir haftadır depoda bekliyor” sitemi gelebilir 🙂
7- Erken tarihli termin verilmesi : Sipariş için müşteriye termin verilmesi en iyi durumda doğrudan ERP’ye bakarak veya üretim planlamaya sorularak verilir. Küçük işletmelerde ise satışçı üretimi takip ettiği ve durumu anlık olarak bildiği için doğrudan satışçı tarafından verilir. Satışçı tam olarak ürünü teslim edebileceği tarihi bilse dahi bazen müşterinin baskısı veya ürünü başka tedarikçiye kaydırma tehdidi nedeniyle daha erken bir termin tarihi verebilir. Bu durumda büyük bir ihtimalle ürün teslim tarihi termin tarihini geçecektir.
8- Taşerondan kaynaklı gecikme : Ürün üretiminin bir kısmını fason olarak taşeronun yaptığı durumlarda özellikle dar termin verildiğinde taşeron gecikmesi için tolerans konulamaz ve taşerondan kaynaklanan gecikmeler doğrudan ürün teslim tarihinde gecikmeye yol açacaktır.
9- Personel eksikliği : Üretim kaynaklarından biri olan personel eksikliği gerek izinler dolayısı ile olsun gerekse yetersiz eleman istihdamı nedeniyle olsun, üretimin tamamlanmasını ve bu nedenle de sevkiyatın gecikmesine neden olacaktır.
10- Müşteri talep değişikliği : Müşterinin sipariş termin süresi verildikten sonra ve hatta bazen üretim başladıktan sonra üzerinde anlaşma yapılmış ürün üzerinde değişiklik yapması ve bu değişikliklerin uygulanması için geçen süre verilen termin süresi içerisinde ürün teslimatını olanaksız kılabilir.
11- Önceliklerin değişmesi : Hammadde gecikmesi, makina arızası gibi tamamen iç nedenler veya “hatırlı müşteri” ısrarı nedeniyle önceliklerin değişmesi, işleyen bir ürünün durdurulup başka bir ürünün hatta alınmasına ve dolayısı ile de durdurulan ürün için geç teslimata neden olur.
12- Hatalı termin : 7. maddede bahsettiğimiz erken tarihli termin bilinçli bir tercih olmasına rağmen bazı durumlarda üretim planlamadan, girilen verilerin hatalı olması nedeniyle ERP’den yanlış bilgi alınması nedeniyle müşteriye verilen hatalı termin tarihi ürünün geç teslimatına ve teslimat performansı düşüklüğüne neden olur.
Yukarıda saydığım nedenlerin hepsi sizin şirketinizde olabileceği gibi hiç biri de olmayabilir veya yukarıda sayılmayan başka nedenlerden dolayı da geç teslimat ve arkasından teslimat performansı düşüklüğü olabilir.
Teslimat performansı düşüklüğü sizin müşteriler nezdinde güveninizi ve imajınızı sarsacak olmak istediğiniz yerde değil de daha alt seviyelerde konumlandırılmanıza ve daha az tercih edilir durumda olmanıza neden olacaktır.
Ancak bu sistemli bir çalışma ile şirketiniz bünyesine uygun bir sistem kurularak çok kısa vadede olmasa da çözülebilecek bir sorundur.
