Üst yönetimin, neredeyiz, nereye gidiyoruz merakına yönelik olarak farkındalık oluşturmak için şirketin kültürüne bağlı olarak bazen ayda, bazen altı ayda, en geç olarak da yılda bir düzenlemiş olduğu yönetim toplantısı ya da kalite sistemlerinin tabiriyle yönetim gözden geçirme toplantısı bu yazımızın konusu.
Yönetim gözden geçirme toplantılarının önemi tartışılmaz, ancak verimliliği tartışılabilir.
Şimdiki durumu inceleyip analiz ederek, kısa ve orta vadeli yapılması gereken faaliyetleri belirlemek ve bu faaliyetlere yönelik kaynak ayırıp, sorumlulukları ve hedefleri belirlemek bu toplantının başlıca konusudur. Bu şekliyle elde edilen analizler ve alınan kararlar şirketin geleceğe yönelik bir vizyonunu netleştirecektir.
Peki yönetim gözden geçirme toplantılarında ele alınması gereken konular nelerdir diye sorduğumuzda;
Bu konuda bir çok konu sayılabileceği gibi bana göre en iyi içerik için ISO 9001 ve biraz fazlasıyla 16949 kalite yönetim sistemlerinin isterleri iyi bir yol gösterici olacaktır.
İncelenmesi gereken konular temel olarak
Öncelikle
Bir önceki yönetim gözden geçirme toplantısında almış olduğunuz kararlar ve bu kararların ilerleme şeklinin gözden geçirilip aksayan bir faaliyet varsa buna yönelik ek tedbir veya kaynak oluşturulmalıdır.
Sonra müşteri ile ilişkili olarak müşterinin sizden istedikleri nelerdir? bu istekleri ne ölçüde karşılayabiliyorsunuz? müşteri için üretmiş olduğunuz ürünler müşterinin gereksinimlerine uygun mu? müşterinin sizden aldığı ürünler veya sağlamış olduğunuz hizmetlere yönelik olarak rahatsızlığı (şikayetleri) var mı? ya da tam tersi olarak iyi olan uygulamaların geliştirilmesi ve yaygınlaştırılması amacıyla müşterilerinizin sizden en çok memnun olduğu konular neler gibi
Ürettiğiniz ürünlerin veya ürün veya hizmet üretiminden kaynaklanan çevresel etkilerin incelenmesi bir sonraki konu olabilir. İşin yasal mevzuata uygunluğu ve bu da bir yana çevre sorumluluğu bilinciyle bu konunun ele alınması gerekir.
Şirketinizin performans ve/veya kalite hedeflerinin incelenmesi, mevcut durumun analiz edilmesi ve yapmış olduğunuz faaliyetlerin ne derece etkin olduğunu göstermesi, etkin olmayan süreçleri geliştirme imkanı sunması açısından son derece önemlidir. Performans ve/veya kalite hedefleri şirketiniz için tabiri caiz ise EKG sonuçları gibidir. Bu veriler analiz edildiğinde iyi bir farkındalık oluşturarak üst yönetime, “tamam iyi gidiyoruz böyle devam edelim” veya “ne oluyoruz, bu konuda acilen bir şeyler yapmamız gerekir” deme lüksünü verir.
Potansiyel iyileştirme faaliyetleri için tekliflerin incelenmesi ve yapılan iyileştirmelerin sonuçlarının irdelenmesi şirketinizin yalnızca ayakta kalması için değil aynı zamanda atağa geçmesi, ilerlemesi açısından son derece önemlidir.
Gerek standartların değişmesi gerekse de organizasyonunuzda yeni bir organizasyonel birim oluşması, var olan bir organizasyonel birimin ortadan kaldırılması, şirketinize yeni bir üretim hattı gelmesi gibi nedenlerle oluşabilecek değişiklere tepki olarak sistem değişikliklerinin ele alınması bir başka yönetim gözden geçirme toplantısı konusu olmalıdır. Şirketinizde bir şeyler değişiyorsa sisteminizin de değişmesi gerektiği en azından güncellenmesi gerektiği açıktır.
Yukarıdaki konuyla ilişkili olarak gerek PEST analizi doğrultusunda üst düzey bir karar olarak teknolojik değişikliğe karar verilmesi gerekse de içinde bulunduğunuz durumda geç bile kalmış olabileceğiniz teknolojik değişikliklere yönelik faaliyetlerin tespiti ve kaynak ayırılması yine bu toplantıların konusu olmalıdır.
Sistem denildiği zaman aklımıza kalite yönetim sistemi veya yalnız yönetim sistemi olarak gelen sistemin etkinliğinin değerlendirilmesi için yapmış olduğunuz iç denetimler veya 3. taraf denetimlerin sonuçlarının incelenmesi ve buna bağlı olarak faaliyet ve görevlendirme kararlarının alınması yine bu toplantıların olmazsa olmazlarındandır.
Hatasız, kusursuz şirket olmaz. Bu hatalar gerek iç ve dış denetimlerde, gerekse de normal faaliyet gösterirken ortaya çıkabilir ve bu hatalara veya uygunsuzluklara karşı düzeltici, hiç oluşmasa bile potansiyel uygunsuzluklara karşı da önleyici faaliyetlerde bulunmak bu faaliyetlerin yönetim gözden geçirme toplantılarının konusu olması şirketiniz açısından kuşkusuz çok önemlidir.
Elbette siz normal üretim faaliyetlerinizi gerçekleştirirken hammadde, yardımcı malzeme satın aldığınız veya fason olarak ürün ve destek aldığınız tedarikçilerinizin zamanında teslimat, ürün uygunluğu gibi performanslarının da bu toplantılarda incelenmesi gerekir.
İyi bir şirket olmak kaliteli ürün veya hizmet üretmekle mümkündür. Ancak kalite bedava değildir ve bir maliyeti vardır. Bu maliyetin de kabul edilebilir ölçülerde olması gerekir. Peki kalite maliyetiniz nedir dediğimizde, kalite maliyetleri de yönetim gözden geçirme toplantılarında ele alınmalıdır.
Ayrıca bir çok farklı süreç ve bu süreçlere bağlı olarak bir çok farklı organizasyonel birimden oluşan şirketinizdeki bu organizasyoneli birimlerin ortak bir hedef doğrultusunda ekip olma ruhuyla çalışmaya uygunlukları yine bu yönetim gözden geçirme toplantısında ele alınmalıdır.
Daha başka konular da var elbette. Ancak temel olarak yukarıdaki konuların ele alınması ve ele alınan bu konular çerçevesinde verilere dayalı rasyonel kararlar alınıp takip edilmesi, yönetim gözden geçirme toplantılarını çok verimli kılacaktır.